個人情報及び特定個人情報等保護基本方針

　テルウェル東日本アイピーエス株式会社（以下、「当社」といいます。）は、ＮＴＴグループ各社等の請求書や利用明細書等の印刷・封入封緘業務の受託を中心とした情報処理サービス企業として、取り扱う個人情報及び特定個人情報等・お客様情報が重要な財産であること、並びにこれらの情報の保護に関する社会的な強い要請があることを十分認識し、適正な取り扱いを励行していくとともに個人情報及び特定個人情報等の保護を推進していくことが責務だと考えております。
　当社では、個人情報及び特定個人情報等保護に関する管理体制を確立し、個人情報及び特定個人情報等保護の取り扱いに関する諸手続き等を制度化するとともに当社の事業所等で就業している役員を含めた従業員と全ての業務従事者が個人情報及び特定個人情報等保護を順守します。
　また、個人情報保護マネジメントシステムを着実かつ継続的に運用し、これに基づき個人情報及び特定個人情報等保護を正確かつ安全に取り扱い、お客様、クライアント様並びに従業員等のステークホルダーの信頼に応えます。

＜基本方針＞

• 1.当社は、個人情報及び特定個人情報等の取得、利用及び提供について適切な管理を行います。また、取得にあたっては、適法かつ公正な手段を用います。
  
  • （1）個人情報及び特定個人情報等の取得にあたっては適法かつ公正な手段を用います。
  • （2）個人情報及び特定個人情報等の利用目的を明確に定め、目的外利用を行わないための措置を講じるとともに、その利用目的の達成に必要な範囲内で適正に個人情報及び特定個人情報等を取り扱います。また、個人情報及び特定個人情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
  • （3）お客様から受託する業務で個人情報及び特定個人情報等を受領した場合は、契約書や覚書等の範囲内で利用します。
  • （4）個人情報及び特定個人情報等の取り扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、契約書や覚書等により個人情報及び特定個人情報等の適正な取り扱いに関する事項を定め、個人情報及び特定個人情報等の安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を実施します。
• 2.個人情報及び特定個人情報等の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を順守します。
• 3.個人情報及び特定個人情報等への不正アクセスや侵害・改ざん、個人情報及び特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損等に対して予防処置を講ずるとともに、内部監査を定期的に実施して必要な是正措置を講じます。
  　また、万一の事象発生時には是正処置のルールを定め、速やかな是正処置を実施します。
• 4.個人情報及び特定個人情報等の取り扱いに関する苦情及び相談・お問い合わせ等、利害関係者の要求事項にお応えするための相談窓口を設け、遅滞なく対応します。
• 5.個人情報及び特定個人情報等保護に対する啓発を深めるため、従業員に対する教育研修を計画的に行い、人的側面の強化を図ります。
• 6.保有する個人情報及び特定個人情報等並びに情報システムを保護管理するために、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施運営して、継続的見直し、改善を定期的に行います。

＜個人情報の取り扱いについて＞

• 1.個人情報の利用目的
  　個人情報の利用目的について、当社では、お客様から個人情報取扱業務を受託する場合、並びに当社が個人情報を取得する場合については、次のとおり利用目的を特定し、その目的の範囲内で利用します。特定した利用目的の達成範囲を超えて個人情報の取り扱いが生じた場合は、ご本人の同意を得て取り扱います。
  • （1）お客様から個人情報取扱業務を受託する場合の利用目的
    
    • ① 請求書発行、電話帳発送など当社が受託契約しているクライアント様のお客様に関する個人情報について、クライアント様との受託契約の目的達成に必要な範囲で利用
    • ② クライアント様及び取引を予定している企業担当者様の個人情報・お客様情報について、クライアント様との受託契約の目的達成に向けた連絡・報告及び当社の営業活動における連絡・資料作成等に利用
    • ③ 上記各項目に付帯関連する受託業務のために利用
    • ※ 但し、受託業務において受領する顧客情報については、いかなる場合においても開示対象とは致しません。
  • （2）当社が個人情報を取得する場合の利用目的
    
    • ① 当社へのお問合せ等をいただいた際に入手する個人情報について、お問合せ等へ適切な対応するために利用
    • ② 当社が提供する各種サービスの提供、発送、請求業務を行うため、および開発、分析、改善を行うために利用
    • ③ 当社の採用に関する応募者の方の個人情報について、面接等の連絡、適性判断、登録手続、採用結果の通知・連絡に利用
    • ④ 当社従業員の採用、給与支払、福利厚生、従業員管理のために利用
    • ⑤ 上記各項目に付帯関連する業務のために利用
• 2.個人情報等の第三者への提供
  　当社は、当社が取り扱う個人情報を、個人情報保護法第23条第1項または同法第23条第5項による場合以外は、お客様本人からあらかじめ同意を得ることなく、第三者へ提供しません。
• 3.共同利用
  　当社は、お預かりしている個人情報に関して、お取引先法人等に関する情報を適正に管理し、調達に係るお取引等に関する契約締結・契約履行・支払い業務を効率的かつ適切に遂行することを目的とし、保有するお取引先法人の担当者情報等について、グループ会社のシステムにおけるマスターデータとしてＮＴＴグループ各社で共同利用する場合がございます。
  　なお、共同利用の取り扱いにつきまして見直しを行う場合は、あらかじめその内容を公表いたします。
• 4.安全管理措置
  　当社は、個人情報資産を取り扱うに当たり、個人情報を安全に管理するため、以下のような措置を適切に実施するよう努めます。
  • （1）技術的な保護措置的
    　個人情報へのアクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じることにより、個人情報への不正なアクセスや個人情報の漏えい、滅失、き損の防止に努めます。
  • （2）組織的な保護措置
    
    • ・ 個人情報を取り扱う各組織において個人情報保護に係る責任者を置きます。
    • ・ 個人情報を安全に管理するため、社内規程、マニュアル等を定め、個人情報を取り扱う業務に従事する者に順守させるとともに、順守状況についても定期的に適切に管理、監督します。
    • ・ 個人情報を取り扱う業務に従事する者に対して定期的に適切な教育研修を実施し、従業者の意識の向上に努めます。
  • （3）物理的な保護措置
    　個人情報を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持ち出し・保管時における施錠などの諸対策を講じます。
    　なお、個人情報を利用する者は、個人情報保護の重要性を認知して、個人情報及び特定個人情報等保護基本方針と情報セキュリティ基本方針、並びに情報セキュリティマネジメント基本規程とその関連規程類を順守しなければならない。

＜特定個人情報等の取り扱いについて＞

• 1.利用目的
  　当社で保有する特定個人情報等の利用目的は、
  
  • ① 報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
  • ② 不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
  • ③ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
  • ④ 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務
  　なお、お客様から直接書面にて記載された特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法第18条第4項各号に該当する場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。 　ただし、番号法第29条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項第1号又は第2号にあたる場合はこの限りではありません。
• 2.第三者への特定個人情報等の提供
  　当社は、特定個人情報等を第三者に提供しません。ただし、番号法第19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報等を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報等の提供を受けることがあります。
• 3.共同利用
  　当社は、お預かりしている特定個人情報等を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。
• 4.安全管理措置
  　当社は、特定個人情報等を取り扱うに当たり、特定個人情報等を安全に管理するため、以下のような措置を適切に実施するよう努めます。
  
  • （1）技術的な保護措置
    　特定個人情報等へのアクセス管理、持出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等に適切な措置を講じることにより、特定個人情報等への不正なアクセスや特定個人情報等の漏えい、滅失、き損の防止に努めます。
  • （2）組織的な保護措置
    
    • ・ 特定個人情報等を取り扱う各組織において特定個人情報等保護に係る責任者を置きます。
    • ・ 特定個人情報等を安全に管理するため、社内規程、マニュアル等を定め、特定個人情報等を取り扱う業務に従事する者に順守させるとともに、順守状況についても定期的に適切に管理、監督します。
    • ・ 特定個人情報等を取り扱う業務に従事する者に対して定期的に適切な教育研修を実施することにより、特定個人情報等の重要性について十分に認識し特定個人情報等を適正に取り扱うよう、従業者一人ひとりの意識の向上に努めます。
  • （3）物理的な保護措置
    　特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、システムや文書の持ち出し・保管時における施錠などの諸対策を講じます。
    　なお、個人情報資産を利用する者は、特定個人情報等保護の重要性を認知して、個人情報及び特定個人情報等保護基本方針と情報セキュリティ基本方針、並びに情報セキュリティマネジメント基本規程とその関連規程類を順守しなければならない。

＜個人情報及び特定個人情報等の開示等の手続について＞

• 1.開示対象の個人情報・特定個人情報等
  　当社は、本人又はその代理人から、自己に関する開示対象の個人情報及び特定個人情報等について、開示等の求めがあったときは、遅滞なく対応します。
  　開示対象の個人情報及び特定個人情報等とは、当社が取得している個人情報及び特定個人情報等で、本人又はその代理人から個人情報及び特定個人情報等の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有しているものをいいます。　「開示等」とは、個人情報及び特定個人情報等の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止をいいます。
• 2.開示等の求めに応じる手続き
  　当社は、本人またはその代理人からの個人情報及び特定個人情報等の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めに応じる手続きを、次の各号のとおり定め、遅滞なく対応致します。
  
  • ① 開示等のお求めの申出先
    〒346-0004 埼玉県久喜市南1-10-29 NTT東日本久喜ビル5階
    テルウェル東日本アイピーエス株式会社
    情報適正利用管理者 企画総務部長
    TEL：0480-53-6560（平日10:00〜12：00、13：00～15:00）
    FAX：0480-53-6990
    E-mail:information@ips.telwel-east.co.jp
  • ② 申請書類
    　申請書に、所定事項を全て記載の上、次号に定める本人確認のための書類を同封し、前号の申し出先までご郵送下さい。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」をお書き添え願います。 なお、申請書類の入手先は次のとおりです。
    • ・ 個人情報開示請求書（利用目的の通知、開示）
    • ・ 個人情報訂正請求書（訂正・追加・削除）
    • ・ 個人情報利用停止・消去請求書
    • ・ 個人情報第三者提供停止請求書
  • ③ 本人または代理人であることの確認方法
    　本人の場合は、運転免許証や健康保険被保険者証等の公的証明書のコピー、代理人の場合は、本人及び代理人の運転免許証や健康保険被保険者証等の公的証明書のコピー及び代理を示す旨の委任状によります。
  • ④ 手数料開示対象個人情報及び特定個人情報等の利用目的の通知及び開示については、申請毎に1,000円（消費税込み）が必要となります。
  • ⑤ 開示等の求めに関する回答方法
    　申請者の申請書記載住所宛に書面（郵便書留）または電磁的記録によってご回答いたします。
• 3.開示対象の個人情報及び特定個人情報等の利用目的の通知および開示のご請求
  　本人又はその代理人から、自己に関する開示対象の個人情報及び特定個人情報等について、利用目的の通知のご請求があった場合は、当該情報の利用目的について、書面または電磁的記録により遅滞無く回答いたします。ただし、すでに利用目的について公表している場合その他求めに応じられない場合は、その理由を付して書面または電磁的記録により回答いたします。 また、開示のご請求があった場合は、書面または電磁的記録により遅延なく回答いたします。 ただし、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、当該ご請求に係る個人情報及び特定個人情報等の全部又は一部について開示をしないことがあります。非開示を決定した場合はその旨、理由を付記してお知らせします。 なお、非開示の場合についても所定の手数料を頂きます。
  
  • ① 申込書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所と当社 の登録住所が一致しないとき等、本人が確認できない場合
  • ② 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • ③ 所定の申請書類に不備があった場合
  • ④ 本人又は第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害するおそれのある場合
  • ⑤ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
  • ⑥ 法令に違反することとなる場合
• 4.開示対象の個人情報及び特定個人情報等の利用目的の通知および開示のご請求
  　本人又はその代理人から、自己に関する開示対象の個人情報及び特定個人情報等について、当該本人が識別される開示対象の個人情報及び特定個人情報等の内容が事実でないという理由により当該開示対象の個人情報及び特定個人情報等の訂正、追加又は削除（以下、この項において“訂正等”という。）を求められた場合は、法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づいて、当該開示対象の個人情報及び特定個人情報等の訂正等を行います。また、当社は、訂正等を行ったときは、その旨及びその内容を、本人に対し、遅滞なく通知し、訂正等を行わない旨の決定をしたときは、その旨及びその理由を、本人に対し、遅滞なく通知いたします。
• 5.開示対象の個人情報及び特定個人情報等の利用または提供の拒否権
  　本人又はその代理人から、自己に関する開示対象の個人情報及び特定個人情報等について、当該開示対象の個人情報及び特定個人情報等の利用停止、消去または第三者への提供の停止（以下、この項において「利用停止等」という。）を求められた場合は、遅滞なく必要な利用停止等を行います。 ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該開示対象の個人情報及び特定個人情報等の利用停止等を行わないことがあります。
  • ① 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • ② 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • ③ 法令に違反することとなる場合